Toutes les décisions de la copropriété sont prises en assemblée générale. Chaque copropriétaire a le droit d'y participer ; il dispose d'un nombre de voix qui correspond à sa quote-part dans les parties communes.

Tous les copropriétaires doivent être convoqués. La convocation doit en principe arriver au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit contenir le lieu et l'ordre du jour.

Pour autant, un copropriétaire a le droit de se faire représenter (article 22 de la loi du 10 juillet 1965).

Il lui est possible de désigner nominativement un mandataire qui votera en son nom. Il peut s'agir d'un copropriétaire ou d'une personne extérieure à la copropriété. Toutefois, ne peuvent recevoir de mandat: le syndic, son conjoint ou la personne qui lui est liée par un PACS, ses ascendants ou descendants ou ceux de son conjoint, ou de la personne qui lui est liée par un PACS, ses préposés, les conjoints ou personnes qui leurs sont liées par un PACS, leurs ascendants ou descendants ou ceux de leurs conjoints ou de la personne qui leur sont liées par un PACS.

Il est aussi possible pour le copropriétaire de se faire représenter sans pour autant donner une identité précise du mandataire. Il s'agit d'un mandat en blanc. Lors de l'ouverture de la réunion, le syndic confiera le mandat à un copropriétaire au hasard.

Cela étant dit, chaque mandataire ne peut en principe recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10% des voix du syndicat.

Le contrat de mandat est régi par les articles 1984 et suivants du Code civil. Il doit cependant être écrit. Le mandat tacite est exclu sauf pour un époux co-indivisaire (Cour de cassation, 12 janvier 2005).

L'article 1989 du Code civil dispose que « le mandataire ne peut rien faire au-delà de ce qui est porté dans son mandat ». La responsabilité du mandataire peut donc être engagée s'il dépasse ses pouvoirs.
De plus, la responsabilité du mandataire peut aussi être engagée s'il ne s'exécute pas (article 1991 du Code civil) ou s'il commet des fautes dans la gestion ou n'exécute pas ses engagements (article 1992 du Code civil).

Ainsi, le copropriétaire qui fait appel à un mandataire pourra s'il estime avoir été lésé lors de la prise de décision au sein de l'assemblée générale engager la responsabilité du mandataire.

Le copropriétaire qui entend confier un mandat devrait donc consigner précisément et impérativement le sens du vote.

Cela étant, la Cour de cassation a rappelé dans un arrêt du 8 septembre 2016 que le caractère impératif du mandat est inopposable au syndicat des copropriétaires et que seul doit être pris en compte le vote exprimé par le mandataire.



Un autre arrêt du 8 septembre 2016 a indiqué que le mandant peut contester une décision non inscrite à l’ordre du jour alors même que le mandataire à voté favorablement. Enfin, il est désormais possible de voter par correspondance.

Le syndic doit joindre à la convocation un formulaire de vote par correspondance, lui-même conforme à un modèle fixé par arrêté ministériel. Le modèle a été fixé par un arrêté du 2 juillet 2020.

Le copropriétaire qui vote par correspondance doit adresser son formulaire trois jours francs, c'est à dire trois jours entiers, avant la date de l'assemblée générale. L'envoi par la poste fait donc courir le risque, en cas de lenteurs, de voir le vote non pris en compte.

Si toutefois l'envoi est fait par voie électronique, la date de l'envoi par le copropriétaire est réputé être la même que la date de la réception par le syndic de ce document.

Si la résolution est modifiée pendant le cours de l'assemblée générale, le vote par correspondance ne sera pas pris en compte et le copropriétaire sera réputé défaillant.