Pour créer une société, les fondateurs sont très souvent obligés d'avancer certains frais (frais de conseil, rédaction des statuts etc.). Ces dépenses peuvent être reprises par la société après son immatriculation et enregistrées en comptabilité.

En effet, « les personnes qui ont agi au nom d'une société en formation avant l'immatriculation sont tenues des obligations nées des actes ainsi accomplis, avec solidarité si la société est commerciale, sans solidarité dans les autres cas. La société régulièrement immatriculée peut reprendre les engagements souscrits, qui sont alors réputés avoir été dès l'origine contractés par celle-ci. » (Article 1843 du Code civil)

Les actes accomplis avant l’immatriculation de la société ne peuvent être repris que s’ils remplissent certaines conditions :
- les dépenses doivent être engagées pour les besoins de la création de la société,
- les dépenses doivent être justifiées par des factures libellées au nom d'un fondateur pour le compte de la société en formation (en précisant le futur nom de celle-ci),
- les actes doivent être repris par la société au moment de l’immatriculation ou plus tard par décision expresse de l'assemblée générale.

La reprise automatique à l’immatriculation suppose d'annexer les actes aux statuts ou que les actes conclus entre la signature des statuts et l'immatriculation aient été effectués sur la base d'un mandat exprès et très précis des associés fondateurs quant à l'objet et les modalités de chacun des actes.

Si ces conditions sont respectées, les dépenses engagées pour la création de la société seront donc enregistrées dans la comptabilité de la société et figureront dans le résultat comptable dans les comptes de charges et immobilisations (pour l’achat de biens matériels et immobilisations) et dans les comptes de TVA déductible pour la taxe applicable aux charges (compte 44566) et celle applicable aux immobilisations (44562).

A cet égard, une charge est déductible du résultat fiscal dès lors qu'elle :
- est prise dans l’intérêt direct de l'exploitation et en accord avec l’objet social de la société,
- se rattache à la gestion normale de la société (interdiction d’actes anormaux de gestion),
- est comptabilisée en charge au cours de l’exercice auquel elle se rapporte,
- ne constitue pas la contrepartie d’une immobilisation (les immobilisations font l’objet d’amortissements),
- est justifiée par des factures et autorisée par la loi.

Remarque : certaines dépenses inférieures à 500 euros peuvent être directement passées en charges (petit outillage à main, petit mobilier de bureau, acquisition de logiciel etc.).

Certaines charges sont donc non déductibles :
- les dépenses considérées comme somptuaires : achat d’un yacht ou d’un bateau de plaisance, dépenses de chasses etc.,
- certains impôts : taxes sur les véhicules de société, taxe annuelle sur les bureaux d’Ile-de-France, etc.
- etc.

Fiscalement, les dépenses engagées par le fondateur pour le compte de la société en formation vont être retraitées dans le résultat imposable de l’exercice en cours au titre de la première année d’activité (réintégration des charges non déductibles etc).

Les charges engagées pour le compte de la société seront déduites du résultat imposable, sous réserve du respect des exigences légales en matière de déduction.

Les actes conclus pour le compte d'une société en formation doivent se rapporter à des actes nécessaires à la création et au début d’exploitation de l'entité (signature d’un bail commercial, conclusion d’un contrat de travail...) mais ne peuvent conduire à une véritable exploitation hors de l’immatriculation.