Avant d’embaucher un nouveau salarié qui dépend du régime général de la Sécurité sociale, un employeur doit procéder à des formalités, dont la déclaration préalable d’embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF. Pour les salariés dépendant d’un régime de protection sociale agricole, cette déclaration se fait auprès de la mutualité sociale agricole (MSA), les règles étant néanmoins identiques.

La déclaration doit être effectuée dans les 8 jours qui précédent l’embauche et avant toute prise de poste.

Elle peut être effectuée par courrier recommandé auprès de l’URSAFF (cerfa n° 14738*01) ou de la MSA (cerfa n° 14467*02) ou en ligne via le site net-entreprises (régime général) ou celui de la MSA (salarié agricole).

Si l’employeur a réalisé plus de 50 déclarations d’embauche l'année précédente, les déclarations préalables à l’embauche doivent être effectuées en ligne via le site net-entreprises.fr ou en remplissant un formulaire en ligne sur le site de l’URSSAF ou de la MSA. Il est en principe possible de connecter le logiciel de paie ou de gestion auxdits sites pour faciliter le dépôt.

La déclaration doit contenir :
- les données de l'employeur (dénomination sociale, code APE, adresse, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ou numéro sous lequel les cotisations de sécurité sociale sont versées),
- les données du salarié (nom, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance, n° national d'identification s'il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale),
- la date et l'heure d'embauche,
- la nature et la durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle,
- pour les salariés agricoles, il faut préciser les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de l’examen médical d’embauche prévu à l’article R. 717-14 du même code.

Cette déclaration permet le regroupement de six formalités obligatoires qui sont les suivantes :
- l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale,
- l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie,
- l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage,
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
- la demande de visite d’information et de prévention ou, si le poste présente des risques particuliers pour la santé du travailleur ou des tiers, la demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche,
- la déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire.

Certaines entreprises (TPE et PME) peuvent sous conditions utiliser des titres d’embauche simplifiés (titre emploi-service entreprise, titre emploi simplifié agricole etc.) tenant lieu de déclaration préalable à l'embauche.

L'employeur qui ne ne réalise pas la déclaration préalable d'embauche s'expose à une pénalité dont le montant est égal à trois cent fois le taux horaire minimum garanti en vigueur