Le syndicat de copropriétaires est composé de l'ensemble des copropriétaires. Il administre les parties communes, assure la conservation de l’immeuble et la défense des intérêts collectifs des copropriétaires (article 14 de la loi du 10 juillet 1965).

À ce titre, il gère l'organisation du ménage dans les parties communes et décide alors de la manière dont il sera effectué (par les copropriétaires, par une femme de ménage, le gardien etc.).

Le syndicat se réunit en assemblée générale pour prendre la décision. Au cours de celle-ci, les copropriétaires s’expriment et prennent toutes décisions utiles en votant.

Les décisions concernant le ménage dans les parties communes se prennent à la majorité simple.
En effet, lorsque la loi ne prévoit pas de modalités de vote particulières, la majorité simple s'applique par défaut (article 24 I de la loi du 10 juillet 1965).
Ainsi la décision de suppression du poste de gardien est soumise à la majorité des deux tiers (article 26 de la loi du 10 juillet 1965). Toutefois cette décision est prise à l'unanimité si elle porte atteinte à la destination de l'immeuble (article 26 de la loi du 10 juillet 1965).
De plus, seule l’assemblée générale a le pouvoir de fixer le nombre et la catégorie des emplois (article 31 du décret du 17 mars 1967).

Les copropriétaires décident donc des modalités de ménage. Ainsi, quand le ménage est mal effectué, les copropriétaires peuvent mettre à l'ordre du jour la question afin de prendre la décision nécessaire.

Il est désormais possible de voter par correspondance.

Le syndic doit joindre à la convocation un formulaire de vote par correspondance, lui-même conforme à un modèle fixé par arrêté ministériel. Le modèle a été fixé par un arrêté du 2 juillet 2020.

Le copropriétaire qui vote par correspondance doit adresser son formulaire trois jours francs, c'est à dire trois jours entiers, avant la date de l'assemblée générale. L'envoi par la poste fait donc courir le risque, en cas de lenteurs, de voir le vote non pris en compte.

Si toutefois l'envoi est fait par voie électronique, la date de l'envoi par le copropriétaire est réputé être la même que la date de la réception par le syndic de ce document.

Si la résolution est modifiée pendant le cours de l'assemblée générale, le vote par correspondance ne sera pas pris en compte et le copropriétaire sera réputé défaillant.

Remarque : le syndicat est responsable en application de l’article 14 de la loi du 10 juillet 1965, des dommages causés tant à l’égard des copropriétaires, qu’à l’égard des tiers (locataires notamment) en raison d’un vice de construction ou d’un défaut d’entretien des parties communes. Il est aussi responsable du fait de ses préposés, par exemple, sa responsabilité pourra être engagée si un gardien a laissé dans le hall de l’immeuble un produit d’entretien glissant et qu'il a causé un dommage.

Le syndic de copropriété agit en tant que mandataire du syndicat des copropriétaires. Il est chargé de pourvoir à la conservation, à la garde, à l’entretien de l’immeuble mais ses pouvoirs sont limités à l’exécution des décisions prises en assemblée générale (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).
Il pourra intervenir afin de faire appliquer les décisions issues de l'assemblée générale (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

Le syndic engage et congédie le personnel employé par le syndicat et fixe les conditions de travail, (article 31 du décret du 17 mars 1967). Il peut même procéder au licenciement alors que l’assemblée générale n’est pas d’accord (Cour de cassation, 9 octobre 1969).
Toutefois, il n'est pas compétent quant à la suppression du poste de gardien (Dans l'hypothèse où la personne qui fait le ménage est aussi le gardien et que le syndic veut le congédier).
Un vote à la majorité double (majorité des 2/3 ; article 26 de la loi du 10 juillet 1965) est nécessaire.

Dans tous les cas les dépenses liées au nettoyage des parties communes sont des charges courantes de fonctionnement qui sont payées par tous les copropriétaires en fonction de leurs quotes-parts dans la copropriété (article 10 de la loi du 10 juillet 1965).

En somme, en cas de problème concernant le ménage des parties communes, il faut le soumettre à l'ordre du jour pour prendre une décision en assemblée générale. Un vote à la majorité simple suffira à déterminer les conditions de nettoyage (à la charge des copropriétaires ou d'un agent de ménage ou du gardien de l'immeuble s'il y en a un).