L'administration doit motiver les décisions individuelles défavorables ou dérogatoires.

Elle doit tout d’abord motiver les décisions administratives individuelles défavorables. Doivent ainsi être motivées les décisions qui :

- restreignent l'exercice des libertés publiques ou, de manière générale, constituent une mesure de police (expulsion d'un étranger, suspension du permis de conduire etc.) ;
- infligent une sanction (retrait d'agrément professionnel pour motif disciplinaire etc.) ;
- subordonnent l'octroi d'une autorisation à des conditions restrictives ou imposent des sujétions (permis de construire etc.) ;
- retirent ou abrogent une décision créatrice de droits (résiliation du contrat d'un agent contractuel etc.) ;
- opposent une prescription, une forclusion ou une déchéance (péremption d'un permis de construire etc.);
- refusent un avantage dont l'attribution constitue un droit pour les personnes qui remplissent les conditions légales pour l'obtenir (refus de versement d'une allocation à une personne réunissant les conditions d'obtention etc.);
- refusent une autorisation, sauf lorsque la communication des motifs pourrait porter atteinte à un secret ou à un intérêt protégé ;
- rejettent un recours administratif dont la présentation est obligatoire préalablement à tout recours contentieux en application d'une disposition législative ou réglementaire ;

L’administration doit ensuite motiver les décisions dérogatoires, c'est-à-dire les décisions administratives individuelles qui dérogent aux règles générales fixées par la loi ou le règlement.

La décision devant être motivée est alors communiquée à l'administré de manière écrite, faisant apparaître les considérations de fait et de droit.

Attention : elle doit être claire, précise et adaptée aux faits de l'espèce, car l'absence de motivation entache la décision d'un vice de forme pouvant entraîner son annulation devant le tribunal administratif.

Lorsque l'urgence absolue a empêché qu'une décision soit motivée, le défaut de motivation n'entache pas d'illégalité ladite décision. Cependant, si l'intéressé en fait la demande, dans le délai des 2 mois du recours contentieux, l'autorité qui a pris la décision devra lui en communiquer les motifs dans un délai d'un mois.

De même, une décision implicite de refus intervenue dans les cas où la décision explicite aurait dû être motivée n'est pas illégale du seul fait qu'elle n'est pas assortie de cette motivation. Cela étant dit, à la demande de l'intéressé, formulée dans le délai de 2 mois du recours contentieux, les motifs de la décision implicite de rejet devront lui être communiqués dans le mois suivant cette demande. Dans ce cas, le délai du recours contentieux contre ladite décision est prorogé jusqu'à l'expiration d'un délai de deux mois suivant le jour où les motifs auront été communiqués.