Lorsqu’un salarié est absent pour cause de maladie (non professionnelle), son employeur a l'obligation d'effectuer différentes formalités administratives :

1. Remplir une attestation de salaire

Un salarié absent pour cause de maladie doit faire parvenir à son employeur le volet N°3 de l’avis d’arrêt de travail délivré par son médecin traitant. Le délai est en principe de 48 heures à compter de l’arrêt de travail (une convention collective peut prévoir un délai différent ; depuis le 23 décembre 2015, les victimes d’actes de terrorisme ne sont pas liées par le délai de 48 heures).

Une fois que le volet n°3 de l’arrêt de travail est reçu par l’employeur, ce dernier doit établir rapidement une attestation de salaire.

Cette attestation permettra à l’assurance maladie de savoir si le salarié a droit à des indemnités journalières et, dans l’affirmative, d’en calculer le montant.

Cette attestation peut être effectuée de plusieurs façons :
- en remplissant le formulaire « attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières » (formulaire n° S3201) et en le retournant par courrier à la caisse d’assurance maladie du salarié ;
- si l’employeur dispose d’un logiciel de paie certifié, il peut la transmettre de manière automatisée ;
- si l’employeur dispose d’un numéro SIRET (cas de toutes les sociétés et entreprises immatriculées en France), cette attestation peut se faire directement sur le site : www.net-entreprises.fr en s’inscrivant au service « attestation de salaire » et en remplissant l’attestation.

2. Lorsque le salarié a été en arrêt prolongé sans interruption pendant plus de 6 mois

L’employeur doit de nouveau établir une attestation de salaire afin de permettre à l’assurance maladie de déterminer si le salarié peut continuer à percevoir des indemnités journalières.

Cette attestation est la même et se remplit de la même façon que la première attestation de salaire ci-dessus énoncée.

3. Lors de la reprise du travail

La reprise du travail du salarié doit être signalée par l’employeur par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN), sauf s’il n’est pas soumis à la DSN (particulier-employeur, micro-entrepreneur etc.). La reprise anticipée du travail doit notamment faire l’objet d’une déclaration spécifique dans un délai de 5 jours à compter de celle-ci.

Si l’employeur n’est pas soumis à la DSN et n’a pas opté pour celle-ci, seules les reprises anticipées du travail doivent être signalées à la caisse d’assurance maladie dont dépend le salarié dans les 5 jours à compter de cet événement (il conviendra de conserver les informations concernant les reprises ayant lieu comme indiqué sur l’arrêt de travail pour les présenter en cas de contrôle de l’assurance maladie).