Pour passer un marché, un acheteur fournit toutes les informations nécessaires aux candidats potentiels afin qu'ils répondent le plus précisément possible à son besoin : avis de marché, documents de la consultation, etc.

L’avis d’appel public à concurrence ou, le cas échéant, les documents de la consultation précisent les documents, renseignements et les niveaux minimaux de capacité demandés par l’acheteur public.

Selon l’article R. 2143-3 du Code de la commande publique, le candidat doit produire à l’appui de sa candidature :

1° une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 du Code de la commande publique et notamment qu'il est en règle au regard du Code du travail concernant l'emploi des travailleurs handicapés ;

2° les renseignements demandés par l'acheteur aux fins de vérification de l'aptitude à exercer l'activité professionnelle, de la capacité économique et financière et des capacités techniques et professionnelles du candidat ;

3° si le marché concerné est un marché de défense et de sécurité, le candidat doit en outre fournir tous les renseignements ou documents justifiant de sa nationalité et, s’il n’est pas issu d’un pays de l’Union Européenne, tous documents, renseignements ou justificatifs permettant d'évaluer s'il répond aux critères d'accessibilité à la procédure indiqués dans l'avis d'appel à concurrence

En ce qui concerne la capacité économique et financière, l'acheteur peut notamment exiger que les opérateurs économiques réalisent un chiffre d'affaires annuel minimal donné, notamment dans le domaine concerné par le marché public. Cependant, l'acheteur public ne peut plus exiger un chiffre d'affaires supérieur à deux fois la valeur estimée du marché. Ce plafond ne saurait pas davantage être exigé de manière systématique.

4° une traduction en français des éléments remis en application des articles R. 2143-3 et R. 2343-3 du Code de la commande publique.

Le candidat auquel il est envisagé d’attribuer le marché doit fournir d’autres documents tels que des attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes prouvant qu’il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales.

En matière de marchés de défense ou de sécurité, l’acheteur peut en outre exiger la production des habilitations du candidat à prendre connaissance d’informations classées secret défense, si ce marché implique d’avoir à connaître de telles informations pour sa conclusion ou son exécution. Si le candidat n’est pas habilité, l’acheteur peut lui accorder un délai pour l’obtenir.

S’i il y a une divergence entre les différents documents demandés, la hiérarchie est la suivante : acte d'engagement, CCAP, CCTP, CCAG, CCTG, actes spéciaux de sous-traitance et leurs avenants postérieurs à la notification : Formalité par laquelle un acte de procédure ou une décision est porté à la connaissance d’une personne du marché, offre du titulaire.

Cette hiérarchie est établie par le cahier des clauses administratives.

Voici une liste des documents susceptibles d’être demandés pour répondre à une offre de marché public :

- L’avis de marché

Il s’agit d’une annonce publiée par l'acheteur pour informer les opérateurs économiques qu'il cherche un fournisseur ou un prestataire. L'avis récapitule les informations qui permettent au candidat potentiel de savoir s'il est intéressé ou non par le marché public et s'il a les capacités d'y répondre. L'avis de marché est parfois le seul document qui permet aux entreprises de connaître le besoin de l'acheteur.

Il indique en particulier l'identité de l'acheteur, l'objet du marché. Il permet aussi de savoir comment se procurer les documents de la consultation et de connaître la date limite de réponse.

- Le cahier des clauses administratives générales (CCAG)

L'acheteur peut décider d'utiliser un cahier des clauses administratives générales pour informer les candidats.

Les CCAG fixent les clauses des catégories suivantes de marchés :

• Travaux (CCAG/T)
• Fournitures et services courants (CCAG/FCS)
• Prestations intellectuelles (CCAG/PI)
• Techniques de l'information et de la communication (CCAG/TIC)
• Marchés industriels (CCAG/MI)
• Maîtrise d'œuvre (CCAG/MOE)

Ce document est généralement intégré aux pièces contractuelles.

Il est à noter que l'acheteur peut décider de ne pas appliquer une ou plusieurs dispositions CCAG. Il doit alors le faire figurer explicitement et récapituler toutes les dérogations en fin de ce document.

- Le cahier des clauses techniques générales (CCTG)

L'acheteur peut décider d'utiliser ce cahier des clauses techniques et générales (CCTG) pour informer les candidats. Il est utilisé le plus souvent dans des marchés de travaux de génie civil (terrassements, chaussées, etc.). Ce document est généralement intégré aux pièces contractuelles.

Il est à noter que l'acheteur peut décider de ne pas appliquer une ou plusieurs dispositions du CCTG. Il doit alors le faire figurer explicitement et récapituler toutes les dérogations en fin de ce document.

- Le cahier des clauses particulières (CCAP et CCTP)

Ce cahier des clauses détaille les conditions de facturation, de règlement, de révision des prix, de résiliation du marché ainsi que les pénalités de retard. Il complète ou remplace le CCAG. Le CCAP est obligatoire pour les procédure formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitifs).

Le CCAP et le CCTP peuvent être réuni au sein du cahier de clauses particulières (CCP)

- Le cahier des clauses particulières (CCAP et CCTP)

Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) contient la description technique du besoin. Il complète ou remplace les CCTG. Le CCTP est obligatoire pour les procédure formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitifs).

- L’acte d’engagement

L'acte d'engagement est la pièce contractuelle principale signée par le soumissionnaire. Elle lui permet de présenter son offre. Lorsque cette offre est retenue par l'acheteur, celui-ci signe à son tour l'acte d'engagement.

L'acte d'engagement peut n'être signé qu'à l'issue de la procédure afin de formaliser le marché ou l'accord-cadre qui a été conclu.

Néanmoins certains acheteurs continuent à l'imposer au stade de la candidature, et il faut se conformer à leur choix.

- Le bordereau de prix

Le bordereau de prix (également appelé annexe financière ou décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF)) détaille les différentes composantes du prix dans le cas d'un prix forfaitaire. Dans le cas de prix unitaires, il reprend la liste des prix de chaque fourniture ou prestation.

- Le règlement de la consultation

À la différence des documents contractuels régissant l'exécution du marché avec le titulaire, le règlement de la consultation (RC) précise les conditions de la mise en concurrence entre les soumissionnaires.

Il précise à qui et où remettre l'offre, la possibilité d'une visite des lieux, le contenu attendu de l'offre, les critères de choix et leur pondération, la possibilité d'une négociation, etc.

Si toutes les mentions nécessaires sont contenues dans l'avis de marché, le règlement de la consultation n'est pas obligatoire.

- Le document de la consultation (DCE)

Le dossier de consultation des entreprises (DCE) contient tous les documents utiles pour connaître le besoin de l'acheteur. Les informations fournies doivent être suffisamment précises afin que les fournisseurs ou les prestataires puissent déterminer la nature de ce besoin et décider de se porter candidat ou non.

Certains acheteurs fournissent également un cadre de réponse à remplir, des formulaires pré-remplis, etc.

Les besoins de chaque acheteur étant spécifiques, il est important de lire attentivement tous les documents de la consultation pour savoir à quoi l'on s'engage si son offre est retenue. Il est aussi utile pour répondre de façon personnalisée, en évitant, en particulier, la remise d'un dossier-type qui sert à répondre à tous les marchés publics.

Si le marché est supérieur à 25 000 €HT l'acheteur public doit déposer le DCE sur le profil acheteur. Le profil d'acheteur se trouve sur le site dématérialisé auquel l'acheteur a recours pour ses achats. Les documents de la consultation sont disponibles gratuitement. L'adresse de ce profil d'acheteur doit être indiquée dans l'avis de marché.

Si certains documents ne sont pas accessibles sur le profil d'acheteurs, l'acheteur indique les moyens par lesquels ils peuvent être obtenus.