L’ordonnance du 22 septembre 2017 a prévu la fusion des délégués du personnel (DP), du comité d’entreprise (CE) et du Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) en une seule instance : le comité social et économique (CSE).

L’article L2315-14 du code du travail relatif à cette nouvelle institution ne prévoit pas que les frais de déplacement des représentants du personnel sont pris en charge par l’employeur.

Les représentants du personnel sont parfois obligés de se déplacer pour exercer leurs missions.

Les frais de déplacement englobent les frais de transport, d’hébergement et de nourriture. Ne seront pas pris en compte, les choix et les frais de déplacement qualifiés d’abusifs (c’est le cas, par exemple lorsque le représentant du personnel a choisi de prendre une chambre d’hôtel alors que le temps de trajet entre le lieu de la réunion et le domicile du représentant était raisonnable).

Selon la jurisprudence antérieure à la loi sur la fusion des différentes instances représentatives du personnel, l’employeur avait l’obligation de prendre en charge les frais de déplacement des membres du comité d’entreprise (CE) pour se rendre à des réunions organisées à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité des membres du comité (c’est-à-dire les réunions à caractère obligatoire). De même, l’employeur devait prendre en charge ces frais pour les membres du comité d’établissement qui se rendent à des réunions du comité central d’entreprise organisées à l’initiative de l’employeur.

Cette même solution devait être transposée pour les délégués du personnel, les délégués syndicaux ainsi qu’aux membres du Comité d’hygiène et de sécurité (CHSCT). Pour ces derniers, le Code du travail prévoit que l’employeur doit prendre en charge les frais de déplacement liés aux enquêtes (en matière d’accident du travail ou de maladie professionnelle) et aux prospections. Généralement ces missions sont exercées et confiées de façon individuelle par les membres du CHSCT. Aussi, un membre du CHSCT ne pouvait pas réclamer le remboursement de ses frais de déplacement, lorsqu’il ne justifiait pas d’une mission individuelle confiée par le CHSCT et d’avoir signalé une situation de danger grave et imminent afin d’effectuer une enquête.

Ainsi, les frais de déplacements effectués par les représentants du personnel en dehors de toute réunion obligatoire ou enquête et prospection pour les membres du CHSCT n’avaient pas à être pris en charge par l’employeur. C’était le cas par exemple, des frais occasionnés pour se rendre aux réunions préparatoires du comité d’entreprise ou encore ceux liés aux réunions de l’inspecteur du travail pour les délégués syndicaux.

Il est à noter qu’un accord collectif ou une décision unilatérale peut prévoir que l’employeur prendra en charge certains frais dont il n’était pas tenu. Il est préférable que cet accord prévoie en outre les conditions dans lesquelles les frais exposés par les représentants du personnel seront pris en charge. Par exemple, il pourrait indiquer le caractère forfaitaire ou réel du remboursement, les justificatifs à produire ou encore les barèmes de remboursement.

L’employeur qui refusait de prendre en charge les frais de déplacement alors qu’il y était obligé commet un délit d’entrave.

Il est probable que la jurisprudence maintiendra la distinction qu’elle fait entre les déplacements s’inscrivant dans le cadre de réunions obligatoires, que l’employeur doit prendre en charge, et les autres réunions.